División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios de Educación, Culturales y Deportivos FOE-EC-427 2 4 de octubre, 2005 División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios de Educación, Culturales y Deportivos Al contestar refiérase al oficio Nº 12398 4 de octubre, 2005 FOE-EC-427 Licenciada Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL Apartado postal 41-2020, ZAPOTE, SAN JOSE Estimada señora: Asunto: Atención oficio N° JA-352-2005. Esta Contraloría General recibió el pasado 12 de setiembre su oficio N° JA-352-2005, mediante el cual se transcribe el acuerdo tomado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional en el que se solicita se les aclare si es obligatorio remitir la información y los documentos presupuestarios, ya que se les presenta duda ante lo señalado por esta Oficina en el oficio N° 6303 (FOE-EC-184) del 2 de junio del presente año y lo que dispone el “Reglamento para la presentación de los documentos presupuestarios de los Órganos, Unidades Ejecutoras, Fondos, Programas y Cuentas cuyos presupuestos se envían para el trámite de aprobación por parte de la Contraloría General de la República”. Al respecto se le comunica que el requerimiento planteado por este Órgano Contralor mediante la circular N° ° DFOE-045 (oficio N° 1480) del 15 de febrero del presente año, fue específico para el informe de ejecución presupuestaria, liquidación del presupuesto al 31 de diciembre de 2004 e información sobre transferencias a sujetos privados, información necesaria para elaborar y presentar a la Asamblea Legislativa el informe que establece el artículo 184 inciso 3) de la Constitución Política y el artículo 32 de la Ley Orgánica de la Contraloría General y sus reformas, según se les comunicó en esa oportunidad, así como para poder elaborar la Memoria Anual y el Dictamen para la Asamblea Legislativa. Lo anterior no significa, de ninguna manera, que la Junta Administrativa del Archivo Naci ...

1 5 DIVISIÓN DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio N° 10424 24 de agosto de 2005 DAGJ-2508-2005 Señora Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva ARCHIVO NACIONAL Estimada señora: Asunto: Solicitud de autorización para realizar trabajo extraordinario, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 17 de la Ley No. 8422, Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Publica. Nos referimos a su oficio número JA-320-2005 de fecha 5 de agosto de 2005, presentado ante esta Contraloría General el día 9 de agosto, y complementado mediante oficio No. JA-325-2005, remitido a este órgano contralor el día 23 de agosto de 2005. En dichos oficios, solicita la autorización por parte de esta Contraloría General para llevar a cabo trabajo extraordinario en el siguiente escenario: Indica que el Archivo Nacional procede a microfilmar y encuadernar cada uno de los 3000 tomos de protocolo que aproximadamente ingresan al año para ser custodiados en dicha institución. Sin embargo, señala que el escaso personal con que cuentan únicamente permite que durante la jornada ordinaria se encuadernen y restauren los documentos más antiguos o dañados, y considerando que resulta imposible contratar dicha encuadernación en imprentas privadas, por razones de seguridad e integridad de los documentos bajo su custodia, solicitan la autorización para contratar a sus propios funcionarios para realizar dichas labores por concepto de trabajo extraordinario. Asimismo, señala que los funcionarios del Archivo Nacional que se desea contratar a esos efectos, cuentan con la experiencia suficiente para llevar a cabo dichas tareas, las cuales serían ejecutadas fuera de la jornada ordinaria y de forma temporal, por un período de un año, y pagándoles por ello un salario. · NUESTRO CRITERIO: Con el fin llegar a una adecuada conclusión respecto de la solicitud de autorización formulada, conviene hacer un breve análisis sobre los alcances del artículo 17 ...

PAGE 6 DIVISIÓN DE ASESORIA Y GESTION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio N° 07293 22 de junio de 2005 DAGJ-1712-2005 Licenciada Virginia Chacón Arias Directora General DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL Estimada señora: Asunto: Solicitud de autorización para contratar a funcionarios del Archivo Nacional la digitación de registros de inventarios de documentos, así como la encuadernación de tomos de protocolo. Se refiere este Despacho a su oficio Nº DG-430-2005 presentado a la Contraloría General el 20 de mayo del presente año, mediante el cual plantea una consulta al Órgano Contralor relacionada con la contratación de funcionarios del Archivo Nacional, para que fuera de su jornada ordinaria se encarguen de la digitación de registros de inventarios de documentos, así como la encuadernación de tomos de protocolo que sean remitidos por los notarios públicos. Cabe señalar que la gestión consultiva se formula, en razón no solo de la existencia de una práctica administrativa que según se afirma ha encontrado sustento en una autorización del Órgano Contralor -otorgada vale agregar hace casi ya diez años-, sino además en virtud de la emisión de la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública (Ley Nº 8422 publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 212 del 29 de octubre de 2004), advirtiendo en particular la regulación en ella contenida en cuanto al denominado trabajo extraordinario, dentro del cual por lo afirmado en el oficio de consulta, podrían encajar eventualmente el servicio de digitación de registros al tratarse de una actividad cuya contratación se da de manera ocasional. I. Consideraciones preliminares. Según se advierte en el oficio de consulta, al amparo de una autorización de contratación emitida por el Órgano Contralor el 10 de noviembre de 1995, el Archivo Nacional, en tanto autoridad responsable de conservar, organizar y facilitar el patrimonio documental del país ...